Análisis de Puestos (página 2)

Partes: 1, 2

Esferas concretas de experiencia

Aptitudes manuales o mentales

Aptitudes sociales o de acción
recíproca

Exigencias de viajes

Horas y horarios de trabajo

Condiciones ambientales peligrosas o
duras

La Descripción de Puesto es una simple
exposición de la tarea o funciones que desempeña el
ocupante de un cargo, en tanto que el Análisis de Puesto
es una verificación comparativa de las exigencias, es
decir, los requisitos que dichas tares o funciones imponen al
ocupante; en otras palabras, cuáles son los requisitos
físicos e intelectuales que debe tener el empleado para el
desempeño adecuado del puesto, cuales son las
responsabilidades que el puesto le impone y en qué
condiciones debe desempeñar el puesto.

En general el Análisis de Puesto se refiere a
cuatro áreas de requisitos aplicadas casi siempre a
cualquier tipo o nivel de puesto:

Requisitos Intelectuales.
Requisitos Físicos.
Responsabilidades Implícitas.
Condiciones de Trabajo.

Cada una de estas áreas está dividida
generalmente en varios factores de especificaciones, los cuales
son puntos de referencias que permiten analizar una gran cantidad
de cargos de manera objetiva. Son verdaderos instrumentos de
medición elaborados de acuerdo a la naturaleza de los
cargos existentes en la empresa. Si varía la naturaleza de
los cargos que van a analizarse, cambiaran no solo los factores
de especificaciones considerados, sino también su amplitud
de variación y sus características de
comportamiento.

Requisitos Intelectuales

Los requisitos intelectuales tienen que ver con las
exigencias del cargo en lo referente a las capacidades
intelectuales que el empleado debe poseer para desempeñar
el cargo de manera adecuada. Entre los requisitos intelectuales
están los siguientes factores de
especificación:

Instrucción Básica.
Experiencia Necesaria.
Adaptación al Cargo.
Iniciativa Necesaria.
Actitudes Necesarias.

Requisitos Físicos

Estos requisitos tienen que ver con la cantidad y la
continuidad de energía y esfuerzos físicos y
mentales requeridos, y la fatiga provocada. Así como la
constitución física que necesita el empleado para
desempeñar el cargo adecuadamente. Entre los requisitos
físicos se encuentran los siguientes factores de
especificaciones:

Esfuerzo Físico Necesario.
Capacidad Visual.
Destreza o Habilidad.
Constitución Física
Necesaria.

Responsabilidades
Implícitas

Se refiere a la responsabilidad que tiene el ocupante
del cargo por la supervisión directa o indirecta del
trabajo de sus subordinados, el material, las herramientas o
equipos que utiliza, el patrimonio de la empresa, el dinero, los
títulos valores o documentos, la pérdidas o
ganancias de la empresa, los contactos internos o externos, y la
información confidencial.

Supervisión de Personal
Material, herramientas o equipos.
Dinero, títulos, valores o
documentos.
Contactos Internos o externos.
Información Confidencial.

Condiciones de Trabajo

Se refiere a las condiciones ambientales del lugar en
donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores, que pueden
hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgo. Lo cual exige
que el ocupante del cargo se adapte bien para mantener su
productividad y rendimiento en sus funciones.

Ambiente de Trabajo
Riesgos
Partes del Análisis de
Puestos

El análisis de puestos como una técnica,
es útil para obtener toda la información necesaria
que nos describa en forma sencilla y clara cada uno de los
puestos que integran una organización, La técnica
de análisis de puestos consta de cinco pasos:

Pasos para Realizar el Análisis de
Puestos

Recabar metódicamente todos los datos con
integridad y precisión, esto quiere decir, que se debe
entrevistar a la persona que desempeña el puesto en
forma más eficiente según los requerimientos de
la organización. El analista debe procurar obtener
toda la información sobre las actividades del puesto
con la mayor precisión posible, sea en dicha
entrevista o por medio de otros métodos como la
observación directa, cuestionarios, cintas de video, o
métodos mixtos.
Separar los elementos objetivos que constituyen el
trabajo de los objetivos que el trabajador quiere alcanzar
con su trabajo. Es decir, las perspectivas del trabajo en la
organización y las del trabajador.
Ordenar por escrito en forma clara y precisa los
datos obtenidos en los apartados de un formato especialmente
diseñado para llevar a cabo en Análisis de
Puesto.
Realizar un informe final con los datos obtenidos en
el Análisis de Puesto.
Archivar los resultados de los Análisis de
Puestos para lograr un manejo y aprovechamiento óptimo
de estos datos; siempre será de gran utilidad para
cuando se requiera de algún estudio

Metodología

La metodología del Análisis de Puestos
debe permitir que se obtengan los mejores resultados por medio de
la utilización óptima de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnológicos. Los pasos para tal
efecto son:

a) La determinación de objetivos;
depende del resto del proceso de Análisis de
Puesto.
b) Establecimiento de un programa de trabajo;
se debe evitar la improvisación procediendo con orden;
meticulosidad y anticipación.
c) Fijación del presupuesto o
determinación del método a utilizar
según tiempo y costo.

Para este último inciso es importante considerar
diversos métodos y técnicas para recopilar la
información que se requiere al analizar un puesto, de modo
que, por ejemplo, si se dispone de poco tiempo y un presupuesto
reducido, es recomendable recabar los datos necesarios por medio
de cuestionarios. Pero si se cuenta con un presupuesto más
amplio, se pueden utilizar técnicas como la entrevista o
la observación, e inclusive también se pueden
utilizar métodos mixtos.

Requisitos para Realizar el Análisis de
Puestos

a) Contar con la autorización o
aprobación de dicho estudio por parte de las
máximas autoridades de la
organización.
b) Contar con los recursos humanos necesarios
para llevar a cabo el Análisis de Puestos.
c) Las personas que realizarán el
Análisis de Puestos (analistas) deberán estar
capacitadas. De no ser así, se deberán entrenar
para tal fin
d) Contar con una campaña de
información y motivación para los trabajadores
involucrados en el Análisis de Puestos.
e) En su caso, la participación del o
los sindicatos con el fin de que esto influya tanto en el
trabajador como en jefes o gerentes.

Cabe mencionar que existen dos tipos de analistas, los
internos y los externos. Los internos son aquellas personas que
laboran dentro de la organización. Esto tiene la ventaja
de que al ser analizado un puesto, el analista conoce los
movimientos de la organización y las tareas que comprende
cada uno de los puestos. Sin embargo, las relaciones informales
pueden afectar la imparcialidad de la
información.

Los analistas externos son personas contratadas por la
organización para analizar los puestos dentro de la misma.
La desventaja que existe al contratar analistas externos es que
estos desconocen las tareas y funciones de la
organización. Por otra parte, la información
obtenida no estará contaminada por las relaciones
informales que pueden presentar los analistas
internos.

Partes del Análisis de
Puestos

a) Encabezado: En el encabezado deben
anotarse los datos generales de la organización o
empresa, tales como

a. Razón social o nombre de la
empresa.
b. Rama o giro (a que se dedica).
c. Domicilio legal (lugar de
ubicación).

b) Identificación del Puesto:
este apartado contiene todos los datos necesarios para la
fácil identificación del puesto o de los
puestos que conforman una organización. Estos datos
son los siguientes:

a. Nombre del puesto.
b. Clave del puesto
c. Nivel jerárquico
d. Ubicación del puesto
(ubicación física del puesto)
e. Sueldo mensual
f. Compensaciones
g. Otro nombre del puesto
h. Especificar el tipo de contrato
i. Tipo de puesto (sindicalizado o de
confianza)
j. Número de empleados del
puesto
k. Jornada de trabajo
l. Puesto inmediato superior
m. Puesto inmediato inferior
n. Supervisión recibida

c) Descripción Genérica:
Es este apartado se definen en forma de objetivo(s) todas las
actividades que se realizan en el puesto en forma
general
d) Descripción Específica:
En este apartado se hace una exposición detallada de
las actividades que el trabajador realiza en un puesto
determinado. Todas y cada una de las actividades deben ser
registradas en orden cronológico según la
importancia de cada una. Además es necesario registrar
el tiempo en el cual se realizan las mismas. Cuando el
trabajo es un proceso largo, se deben separar las actividades
en: Actividades diarias, periódicas y/o
eventuales.
e) Especificación del Puesto: la
especificación se deriva de la descripción del
puesto que pone énfasis en los requisitos
mínimos óptimos para desempeñar el
trabajo. Estos requisitos están clasificados en las
siguientes categorías:

a. Habilidad: Comprende el conocimiento
del equipo, de herramientas, de operaciones, de
métodos, adaptabilidad a diversos puestos, aptitud
analítica, capacidad de persuasión, ingenio,
iniciativa, destreza manual, instrucción general,
inventiva y experiencia.
b. Esfuerzo: Comprende la
atención continua, esfuerzo físico, metal,
auditivo, visual y tensión nerviosa.
c. Responsabilidad: Comprende factores
como: calidad, cantidad, datos confidenciales, dinero,
costos, equipo, procesos, trabajo de otros, seguridad de
otros e informes.
d. Condiciones de Trabajo: Comprende
factores ambientales como: calor, humedad,
iluminación, polvo, ruido, frío, olores, etc.
También se debe de tomar en cuenta los accidentes de
trabajo como: caídas, cortadas, quemaduras,
torceduras, facturas, etc.

Perfil de Puesto

Es una explicación escrita de las
responsabilidades, las condiciones de trabajo y otros aspectos de
un puesto determinado. El perfil de puesto hace hincapié
en las demandas que la labor implica para la persona que la
efectúa; es un inventario de las características
humanas que debe poseer el individuo que
desempeñará la labor. Estos requisitos incluyen
factores de educación formal, experiencia,
capacitación y habilidad para enfrentar determinadas
demandas de carácter físico o mental. En los casos
en que una posición de trabajo comprende más de un
país, la familiaridad con los aspectos
lingüísticos, legales y culturales de ambos resulta
una obvia necesidad.

En la práctica, las compañías no
suelen preparar dos documentos independientes, sino que tienden a
combinar la descripción de las labores que se deben llevar
a cabo con las especificaciones que el ejecutante debe
poseer.

[Ejemplo, Véase Anexo
2]

Instrumento de
Investigación

Los enfoques del Análisis de Puestos que se
utilizan para reunir datos son varios y cada uno tiene ventajas y
desventajas concretas. Cuatro de los métodos más
populares son el análisis funcional de puestos, el sistema
de cuestionarios de análisis de puestos, el método
de incidente crítico y el análisis computarizado de
puestos.

Análisis Funcional de
Puestos

En Estados Unidos, el servicio de empleo y
capacitación desarrolló el análisis
funcional de puestos el cual usa un inventario de las diversas
funciones y actividades de trabajo que pueden constituir un
puesto, supone que cada puesto implica el desempeño de
ciertas funciones. De manera específica, existen tres
categorías genéricas de trabajadores, que forman
las bases de este sistema: Datos, personas y cosas. Estas tres
categorías se subdividen para formar una jerarquía
de escalas y funciones del trabajador. Al revisar el puesto, el
analista indicará el nivel funcional de cada una de las
tres categorías y después reflejará el
compromiso relativo del trabajador con la función
asignando una cifra porcentual a cada una. Esto se hace en cada
una de las tres áreas y la suma de los tres niveles
funcionales debe ser 100%. El resultado final es un trabajo
evaluado de manera cuantitativa. Es posible utilizar este tipo de
análisis para describir con facilidad el contenido de los
puestos y como ayuda en la redacción de descripciones y
especificaciones de puestos; así mismo, se usa como base
para el código del Catálogo de Puestos.

Sistema de Cuestionarios de Análisis de
Puestos

El cuestionario de análisis de puestos es un
método de recolección de datos cuantificables que
abarca 194 tareas orientadas al trabajador. Mediante una escala
de cinco puntos, busca determinar el grado (si existe) con que
las diferentes tareas o elementos participan en el
desempeño de cierto puesto. El analista que usa este
cuestionario debe clasificar cada elemento utilizando la escala
de cinco puntos que aparece en la esquina superior del
cuestionario. Los resultados son cuantitativos y se pueden
someter a un análisis estadístico. Asimismo, el
cuestionario permite comparar las dimensiones de conducta a lo
largo de diversos puestos y permite agrupar estos sobre la base
de unas características comunes.

Método de Incidente
Crítico

El objetivo del método de incidente
crítico consiste en identificar las tareas fundamentales
del puesto. Son los deberes y responsabilidades importantes del
puesto que desempeña el empleado y que llevan al
éxito en tal puesto. La información al respecto se
puede recabar mediante entrevistas con los empleados o gerentes,
o bien mediante autoreportes escritos por los
empleados.

Supóngase, por ejemplo, que el
analista estudia el puesto del bibliotecario. El entrevistador
pedirá al empleado que describa el puesto con base en lo
que hace, cómo lo desempeña y qué
herramientas y equipos utiliza.

Después de recolectar los datos del puesto, el
analista escribirá enunciados independientes de las tareas
que representan actividades importantes de dicho puesto. De
manera característica, el analista escribirá de
cinco a diez enunciados de tareas importantes de cada puesto que
estudie. El producto final será el reporte de tareas
escritas en una forma clara, completa y fácil de
comprender por quienes no están familiarizados con el
puesto. El método de incidente crítico es
importante, ya que enseña al analista a enfocarse en las
conductas de los empleados que son básicas para el
éxito del puesto.

Análisis Computarizado de
Puesto

Los sistemas de información de recursos humanos
han facilitado enormemente el proceso del Análisis de
Puestos. En la actualidad existen diversos programas de software
diseñados concretamente para analizarlos y elaborar sus
descripciones y especificaciones con base en dicho
análisis. Estos programas, que normalmente definiciones
generales de las tareas se pueden aplicar a distintos puestos.
Los administradores y los empleados seleccionan las definiciones
que describen mejor el puesto en cuestión e indican la
importancia que la tarea tiene para el puesto total, cuando
así se requiere. Las aplicaciones de cómputo
avanzadas del análisis de los puestos combinan el
análisis de puestos con la evaluación de los mismos
y los valores correspondientes a los puestos de la
organización. Los sistemas computarizados de
análisis tal vez sean caros al principio, pero cuando la
organización debe analizar muchos puestos, el costo por
unidad resulta menor.

La valuación
del puesto

Definición

La valuación de puestos, es una técnica
que consiste en un conjunto de procedimientos sistemáticos
para determinar el valor relativo de cada puesto. Se tiene en
cuenta las responsabilidades, habilidades, esfuerzos y las
condiciones de trabajo. Es recomendable que la valuación
sea realizada por personal con capacitación especial, que
recibe el nombre de analista de puestos. Cuando se emplea un
grupo de personas (gerentes) o especialistas, el grupo recibe el
nombre de comité de valuación de
puestos.

Los Sistemas de Valuación nos ayudan a definir la
posición de nuestros puestos, en cuanto a su valor o
importancia dentro de la organización.

Para poder llevar a cabo la valuación,
necesitamos llevar a cabo el análisis de
puestos.

El puesto como criterio básico de
remuneración, indica que hay que asignarle valor, sin
restarle importancia al mérito, incentivos, mercado
laboral, impuestos establecidos por ley y en convenciones
colectivas.

La estructura de remuneración basada en los
puestos muestra la relación entre la remuneración y
la complejidad de la tarea, para la asignación de su
valor. La objetividad, consecuencia del análisis y
valoración del puesto, son los puntos fuertes para la
administración de remuneraciones al describir hechos
reales delimitados en alcance y dificultad. La valoración
del puesto es el medio más objetivo y eficaz para cumplir
el principio de equidad en la escala de remuneraciones, sirviendo
también, de soporte para el sistema de promoción y
contribución al mejoramiento del clima laboral,
beneficiando al personal y a la empresa.

Para organizar una empresa es necesario establecer una
apropiada jerarquía, cada colaborador debe estar colocado
exactamente en el nivel que le corresponde respecto de los
demás, quien ocupe un lugar superior o inferior a la que
es debida, de acuerdo con el criterio de la eficiencia de la
producción, no sólo da lugar a trastornos en esta,
sino que implica una injusticia que, necesariamente, origina
descontentos y dificultades. La jerarquización de los
puestos requiere la determinación precisa de la
importancia de cada trabajo en relación con los
demás.

Objetivos

Proporcionar bases técnicas para
lograr una eficaz administración de sueldos y
salarios.
Implantar datos precisos para alcanzar
una correcta planeación y control sobre costos de
recursos humanos.
Crear una base para negociar cuotas de
trabajo con el sindicato o con otras autoridades.
Reducir la rotación de
personal.
Motivar al personal en la
relación de sus objetivos.

Importancia

Los propósitos o ventajas administrativos de la
evaluación de puestos no han recibido suficiente
énfasis. Esto tiene especial importancia cuando un
comité administrativo tiene la responsabilidad de la
evaluación de puestos en una empresa:

Especializar y centralizar el proceso de determinar
los diferenciales de sueldos y salarios en el comité,
con la ayuda de analistas de staff.
Procurar el acuerdo entre varios funcionarios
administrativos y entre los representantes del sindicato en
las plantas sindicalizadas sobre el asunto de los
diferenciales adecuados para sueldos y salarios.
Establecer un marco de referencia para el arreglo de
las quejas sobre sueldos de puestos individuales y para
negociaciones con el sindicato sobre diferenciales salariales
internos.
Desarrollar procedimientos para revisar
sistemáticamente las tarifas de los sueldos respecto a
cambios en el contenido del puesto debido a mejoras
tecnológicas y de proceso o a medida que se presenten
variaciones en los sueldos de mercado para puestos en
particular.

Las administraciones progresistas creen que los
empleados tienen derecho a saber en dónde se encuentran en
la escala salarial, y en qué forma los afectan las
políticas salariales. Sin este conocimiento, es mucho
menos probable que los aumentos en la paga motiven a los
empleados para alcanzar niveles más altos de
desempeño.

La valuación de puestos contribuye a evitar
problemas sociales, legales y económicos que plantean los
salarios, por la remuneración equitativa a los
trabajadores, por los servicios que presta para trabajo igual,
desempeñando en puesto y condiciones de eficiencia
iguales, corresponde un salario igual. Contando con estructura
adecuada y una política general de salarios, las
organizaciones pueden planear sus actividades y sus costos con un
grado de mayor certidumbre.

Métodos de Valuación

El valor relativo de un puesto, puede ser determinado
comparándolo con otros en la organización o con una
escala. Además, cada método de comparación
puede hacerse sobre la base de los puestos en conjunto o sobre la
base de factores, que comprenden los puestos.

El proceso de valuación de puestos muestra las
diferencias esenciales entre los puestos y tiene como punto de
partida la obtención de la información respecto a
los puestos concernientes mediante la descripción y el
análisis comparativo de ellos, para establecer criterios
definitivos. La valuación de puestos enfatiza en la
naturaleza y el contenido de los puestos y no en las
características de las personas que los ocupen. Existen 4
métodos de valuación de puestos.

Método de
Graduación

Consiste en la realización de una escala de
grados determinada por el conocimiento y la experiencia de los
miembros del grupo valuador, respecto a los puestos que forman la
organización, para estructurar la escalera de grados que
convenga al organismo social.

Este método consiste en la comparación de
los puestos según su importancia, ya sea en orden
ascendente o descendente. De acuerdo al tamaño de la
organización será el número de grados que
formen la estructura, aunque generalmente esta varía entre
5 y 7 grados. Al elaborar la escala, los valuadores
tomarán en cuenta políticas salariales, proyectos a
corto plazo, realizaciones sindicales, etc. Su procedimiento es
el siguiente:

a) Integrar un comité valuador, en
él participan personas cuyas características
demuestran que se puede llegar a ciertos acuerdos.
b) El inicio del comité, será el
conocimiento del número de niveles o categorías
que integran la estructura total de la
organización.
c) Unificar criterios en la
determinación de los grados, elaborando definiciones
para cada nivel.
d) Acomodar cada puesto con base en un listado
general de todos los puestos, y utilizando las definiciones
para cada nivel.

Método De
Alineamiento

Es una valuación sencilla, por medio de la cual
se arreglan los puestos sobre la base de su valor relativo
utilizando la técnica numérica de promedio. Es
decir, para graduar los puestos los clasificadores disponen de
tarjetas que contienen las especificaciones para cada puesto en
orden de importancia de los puestos que las tarjetas representan.
Las diferencias en las graduaciones son hechas por los que
califican, pueden entonces conciliarse en una sola
clasificación. Su procedimiento es el
siguiente:

a) Integración de un
comité: Cada miembro debe asignar a cada uno de
los puestos un número de orden, el cual se
promediará. Este comité se forma por 1 o 2
representantes de la organización, de los trabajadores
y del departamento de personal.
b) Nombramiento de los puestos tipo o
representativos: Es necesario que cada puesto tenga una
definición clara de sus funciones y responsabilidades
totales.
c) Alineamiento de los puestos tipo:
Para graduar los puestos, se usan tarjetas que deben llenar
de datos los miembros del comité; cada miembro
usará tantas tarjetas como puestos tipo tenga que
ordenar y de esta manera, anotará en cada tarjeta el
nombre del puesto y el número de orden que
según él, debe ocupar ese puesto de acuerdo a
su importancia.

El coordinador del comité se encargará de
recoger los datos de las tarjetas y registrarlos en una forma,
donde aparezcan las columnas necesarias para cada miembro del
comité, el puesto, la suma de puntos y el promedio
correspondiente. Posteriormente, los promedios individuales se
registran en otra forma que facilite ordenarlos según
promedio y así asignar los sueldos y salarios
correspondientes.

Método De
Puntos

Este método consiste en asignar cierto
número de unidades de valor, llamadas "puntos", a cada uno
de los factores o subfactores que forman el punto y de esta
manera se llega a establecer un ordenamiento de los mismos. Su
procedimiento es el siguiente:

a) Establecimiento de un comité de
valuación, representativo con responsabilidad para
valuar los puestos, dentro de los lineamientos anteriormente
citados.
b) Análisis de una significativa muestra
de puestos, preparación de las descripciones y
especificaciones de los mismos, o aun de la ficha de
información sobre los cargos.
c) Selección y definición de los
factores considerados como más
representativos.
d) Ponderación de factores de acuerdo
con su importancia relativa, ya que estos son
idénticos en su contribución al
desempeño de los puestos.
e) Determinar los grados relativos de
dificultad y de responsabilidad entre los puestos; fijando
los grados a cada subfactor y los puntos a cada
grado.
f) Realizar el prorrateo de los porcentajes en
subfactores y grados; habrá casos en que en ciertos
puestos, los mismo subfactores no tendrán el mismo
grado de importancia.

Método de Comparación
de Factores

Es un método que reúne los principios de
la clasificación por puntos, con el principio del
escalamiento. Es analítico porque los puntos son divididos
en factores. Utiliza pocos factores en comparación con el
método de puntos para proporcionar rapidez y
sencillez.

Los factores que usualmente se aplican en este
método son: la habilidad, el esfuerzo físico, el
esfuerzo mental, la responsabilidad y las condiciones de trabajo.
Considerando que pueden cambiar, dependiendo de las
categorías de puestos que participen en la
evaluación.

Este método consiste en ordenar los cargos de una
organización en función de sus principales
factores, comparados con los de puestos clave o tipo. Un aspecto
importante en este método, es el que se trabaja con dos
grupos de puntos: uno de puestos clave y el otro de puestos no
clave. Su procedimiento es el siguiente:

a) Integrar un comité
valuador.
b) Definir los puestos a valuar y seleccionar
los puestos tipo clave.
c) Determinar los factores específicos o
críticos, dándole a cada uno su
definición.
d) Distribuir los salarios actuales por hora,
entre los factores críticos de los puestos tipo
clave.
e) Elaborar una gráfica de
distribución de salarios donde aparezcan por el
momento los puestos tipo únicamente.
f) Ubicar los puestos no clave en la escala,
mediante el "peso" o importancia que tengan esos factores
críticos en estos dichos puestos y de esta manera
formar los índices salariales de esos que no son
clave.

Análisis
general

Para que las entidades se generalicen en la
evolución presurosa, la administración de personal
es el ingrediente perfecto para lograr este cometido,
estableciendo nexos entre el personal y el logro de sus objetivos
individuales y organizacionales. Además, este elemento
posee muchas verdades intrínsecas tales como:
selección de personal, inducción,
descripción de puestos, sueldos y salarios,
Análisis de Puestos, entre muchos más.
Enfocándose al último término mencionado, es
un proceso que puede llegar a especificar las tareas y
responsabilidades que deberán ser ejecutadas por una
persona, así mismo, conociendo los requisitos que para
ello serán imprescindibles, ya que como todo método
descubierto, se describen sus antecedentes por lo cual tuvo un
lugar elemental en la base de la administración de
Recursos Humanos.

La administración de Recursos Humanos es amplia
en cuanto a todas sus herramientas, técnicas a utilizar,
así que para lograr la efectividad en su aplicación
total se requiere de personas que realmente estén
comprometidas por llevar calidad de mano de obra a la empresa. Es
así como de manera resumida deducimos que el
Análisis de Puestos, es fundamental para lograr una
eficiencia en el elemento humano.

Debido a las circunstancias vertiginosas, las empresas
hoy en día, necesitan de otros procesos para auxiliarse y
estar al marco de empresas competitivas, y que mejor si comienza
con el personal, al establecer realmente las tareas que una
persona debe realizar en un determinado puesto de trabajo,
así como, los requerimientos específicos para poder
ocuparlo, obviamente hablamos de un análisis de puestos,
considerada como una herramienta propicia para lograr el
desempeño eficaz y eficiente de los trabajadores. De esta
forma es como las empresas dan un gran paso. Ya que, ¿De
qué nos serviría tener los mejores trabajadores, si
tanto ni ellos ni nosotros tenemos conocimiento sobre
cuáles serán sus tareas, actividades y/u
operaciones que van a realizar? No serviría absolutamente
para nada.

Como todo proceso, al Análisis de Puestos
conlleva una serie de pasos, por lo tanto, debe de realizarse de
una manera en la que estén implícitas la
metodología, los requisitos, los instrumentos, sus partes
y sobre todo las bases para su elaboración. Estos
lineamientos son substanciales para evitar toda
información o aplicación errónea que pueda
surgir.

Vale resaltar que la actividad del departamento de
recursos humanos se basa en la Información disponible
respecto a los puestos, ya que constituyen la esencia misma de la
productividad de la organización. Basándonos en lo
anterior, entonces es necesario tener una información
objetiva, en ningún momento subjetiva porque podría
dar lugar a realizar un diseño basado en especulaciones;
siendo así no se lograrán los objetivos de ninguna
organización con respecto a los diferentes puestos que la
conforman. Es importante también obtener la
información de los operarios, aquellos trabajadores en el
área operativa, puesto que ellos están relacionados
directamente con la productividad. El hacer que estén
cómodos, satisfechos aunque quizá no conformes,
pero motivados para desempeñar bien sus tareas
contribuirá a que se incremente la
producción.

Saber qué es lo que hace cada trabajador en su
puesto de trabajo, en cuanto tiempo, cómo lo hace, con
ayuda de quién, quién supervisa lo que hace, si
cuenta con asesoría inmediata de parte de su jefe, si
está realizando algo que considera fuera de sus
obligaciones y le distrae demasiado como para lograr sus tareas,
como también verificar si un trabajador realiza tareas que
no le competen y mucho menos le remuneran solo para evitar
conflicto en su departamento o área de trabajo, para todo
ello son utilizados los datos que se recolectan con el fin de
detectar tolo lo que en una empresa ocurre y contrarrestar
problemas, previo al diseño del puesto.

La metodología del análisis de puestos,
nos indica que se debe especificar y reflejar documentalmente la
misión, contenido, proyección y relaciones
funcionales de cada puesto de trabajo de la organización.
Definir el nivel de responsabilidad de cada uno de los puestos y;
determinar los niveles de exigencia que demanda el puesto en
cuanto a conocimientos, competencias. Para que el profesional
pueda actuar de manera proactiva necesita información
sobre los recursos humanos y las necesidades de su
organización, con una perspectiva general. Para obtener la
información para el análisis de puestos es
necesario utilizar distintos métodos y que regularmente
son empleados en la mayoría de empresas.

Es por ello que el proceso de Análisis de Puestos
es auxiliado por minuciosos y muy bien detallados pasos a seguir
para su ejecución. Esta segmentación es sumamente
necesaria e indispensable puesto que el proceso debe analizar en
todo el sentido de la palabra: descomponer en partes un todo para
después reagrupar los conocimientos y obtener datos
colectivos que generen información confiable.

Como complemento, el Análisis de Puestos utiliza
diversos instrumentos de investigación que le proporcionen
la información que requiere. Depende del tipo de
investigación y el criterio analista, el tipo de
instrumento que va a utilizar. Este debe ser el adecuado que le
permita lograr los objetivos que se proponga la
investigación, así como los recursos y el tiempo
disponible que posee.

El empleo de una valuación de puestos trae
consigo condiciones favorables; ya que aplicando un valor
relativo a los puestos, las personas muchas se sienten motivadas
al ver que los jefes superiores valoran sus esfuerzos,
desempeño, responsabilidades, etc. de tal manera que
estableciendo esta técnica se puede hacer que el
trabajador no se sienta con la obligación de hacer algo,
sino más bien, una actividad que le ayudara a alcanzar sus
metas personales, organizacionales y sociales.

La valuación del puesto representa dentro de la
empresa una herramienta que bien utilizada puede disminuirle los
problemas con respecto al que hacer y el lugar que ocupa un
empleado en la empresa, se tiene que tomar en cuenta las
responsabilidades, habilidades, esfuerzos y las condiciones de
trabajo. Esto nos ayuda a darle un valor económico. El
objetivo principal es que la empresa pueda encontrar un personal
más permanente.

De esta manera y con todo lo expuesto hasta aquí,
podemos argumentar que es indispensable contar con el
análisis de cada uno de los puestos, esto
permitiría la posibilidad de obtener todas las
características e información relativa a cada uno
de los cargos. Además el uso de esta información
permitirá establecer la descripción y
especificación de cada puesto, y a su vez
proporcionará la base para mejorar y unificar tolo lo que
conforma la gestión de los recursos humanos.

Anexos

Anexos 1

Ejemplo Cuestionario de
Trabajo

CUESTIONARIO DE TRABAJO FABRICA DE HILADOS CANTEL NOMBRE_____________________ TITULO DEL PUESTO_________________________ DEPARTAMENTO______________ NUMERO DE PUESTO________________________ NOMBRE DEL SUPERVISOR______ TITULO DEL SUPERVISOR___________________ 1. Resumen de Actividades: Establezca brevemente y con sus propias palabras sus principales tareas. Si es responsable de llenar reportes o registros, llene también la sección 8. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. Aptitudes Especiales: Liste las licencias, permisos, certificaciones, etc. Necesarias para llevar a cabo las tareas asignadas a su posición. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. Equipo: Liste el equipo, máquinas o herramientas (por ejemplo: máquina de escribir, calculadora, motor, vehículos, tornos, carretillas elevadoras, taladros, etc.) que normalmente opera como parte de las tareas de su puesto. MAQUINA NÚMERO DE HORAS PROMEDIO POR SEMANA



4. Tareas Normales: En términos generales, describa las tareas que normalmente realiza. Por favor, haga la lista de las actividades en orden descendente de importancia y porcentaje de tiempo que le toman durante el mes. Liste tantas actividades como sea posible y si es necesario agregue hojas adicionales. ____________________________________ 5. Con Quién se Relaciona: ¿Su trabajo requiere contacto con personal de otro departamento, con otros departamentos, con empresas o agencias externas? Si es así, por favor defina las actividades que requieren los contactos y qué tan a menudo los hace. ________________________________________________________ 6. Supervisión: ¿Su posición tiene responsabilidades de supervisión? ( ) Si ( ) No. Si es así, por favor llene el cuestionario complementario para la Descripción de Posiciones para los Supervisores y anéxelo a esta forma. Si usted es responsable de otras personas en el trabajo pero no las supervisa directamente, por favor explique. ______________________________________________________ 7. Toma de Decisiones: Explique las decisiones que toma mientras realiza las tareas normales de su puesto. ______________________________________________________ a) ¿Cuál sería el resultado probable al hacer (a) un juicio(s) o decisión(es) pobre(s): o (b) acciones impropias? _________________________________________________________________ 8. Responsabilidad del Manejo de Registros: Liste los reportes y archivos que prepara o mantiene. Establezca en general para quién es cada reporte. a) REPORTE DIRIGIDO A __________________________________________________ QUE ARCHIVOS MANEJA _______________________________________________ 9. Frecuencia de la Supervisión: ¿Con qué frecuencia debe consultar con su supervisor u otra persona para la toma de decisiones o para determinar el curso adecuado de una acción? ( ) con frecuencia ( ) en ocasiones ( ) rara vez ( ) nunca 10. Condiciones de Trabajo: por favor, describa las condiciones bajo las cuales trabaja – en interiores, en exteriores, en área con área condicionado, etc. _________________________________________________________ 11. Requisitos para el Puesto: Indique los requisitos mínimos que usted cree que son necesarios para el desempeño satisfactorio de su puesto. a) Preparación Académica: Escolaridad mínima__________________________________________________ Número de años____________________________________________________ Especialidad_______________________________________________________ b) Experiencia: Tipo______________________________________________________________ Número de años____________________________________________________ c) Capacitación especial: TIPO NÚMERO DE AÑOS ___________________________________________________________________________________________________________________ d) Aptitudes Especiales: Mecanografía: ____________ p.p.m. Taquigrafía: ____________ p.p.m. Otros: ___________________________________________________ 12. Información adicional: Proporcione la información adicional no incluida en ninguno de los puntos anteriores, que usted piense que es importante en la descripción de su posición. ____________________________________________________________________________________ FIRMA DEL EMPLEADO ____________________ FECHA__________________

Anexo 2 – Ejemplo Perfil de
Puesto

EMPRESA S.A.

PERFIL DEL PUESTO DE GERENTE
GENERAL

(Si necesita crear un nuevo perfil, puede
limpiar los datos actuales)

Requerimientos de cobertura
del

Puesto de trabajo

Nombre del puesto :	GERENTE GENERAL
Unidad de trabajo	Gerencia Corporativa
Fecha de la descripción	Mayo 4, 2000
Nombre del Analista	Gilberto Quesada
Motivo del análisis	Contratación
Informador	Comité Director

I.- Requerimientos del puesto de
trabajo

Edad mínima _40__ Edad máxima
__60_____

Nacional preferida __Indiferente pero mínimo 10
años de residir en Costa Rica

Edad Preferida: Entre __40____ años y ___55______
años

Sexo preferido: (X) Hombre ( ) Mujer ( ) No
relevante

Procedencia geográfica aceptable
:

Procedencia geográfica no aceptable
:

No aplica

Estado civil aceptable:

Soltero (a)

Casado (a)

Separado (a)

Divorciado (a)

Viudo (a )

II.- Aspectos organizativos

Disponibilidad:

Indicar si se requiere un candidato con especial
dedicación:

Dedicación especial ( ) No (X)
Sí

Licencia de conducir ( ) No requiere

Vehículo propio:

Indicar si es preciso que el candidato posea
vehículo propio:

(X) SI ( ) NO

Sueldo aproximado bruto por mes (Banda
retributiva estimada como idónea para el
puesto):

____________________________________________________________

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IV.- Experiencia requerida para el puesto
de trabajo

Experiencia previa requerida por el puesto de
trabajo: Tanto específica como de otros puestos
de trabajo. Se trata de aprendizaje cuantitativo y cualitativo
adquirido por la práctica profesional y no por el tiempo
transcurrido, que garantizan la resolución de situaciones
especiales que pueden presentarse en el ejercicio del puesto.
Indicar el tipo de posiciones que debe haber ocupado previamente
el candidato para que resulte idóneo para el
puesto.

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Frecuencia :	Importancia:	Normativa vigente	Patrimonio o alcance económico de las mismas	Alcance para seguridad de las personas / bienes
Constante toma de decisiones de corto, mediano y largo plazo	Decisiones críticas para el futuro de la empresa	Poca normativa, mucho juicio y criterio propio	Sus decisiones abarca la totalidad del patrimonio de la Corporación	Sus decisiones afectan la totalidad de bienes y personas
Con mayor visión por el futuro de la empresa que por el corto plazo	Control Interno crítico

VIII.- Competencias conductuales

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Conclusiones

La importancia del análisis de puesto reside
en el pleno conocimiento de las tareas que ha de ejecutar un
trabajador y que estas se adecuen a los objetivos de la
organización para que el puesto sea
productivo.
La función básica que define el
Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo es
proporcionarnos el conocimiento real y actualizado de las
distintas posiciones que configuran la estructura
organizacional
El Análisis de Puestos es considerado una
herramienta propicia para lograr el desempeño eficaz y
eficiente de los trabajadores.
El Análisis de Puestos es indispensable para
la administración de Recursos Humanos, puesto que le
provee de información sumamente necesaria para su
desempeño
Los pasos para elaborar un Análisis de
Puestos son varios y minuciosos, ya que esto permite no
perder ningún dato que sea relevante.
Un Análisis de Puestos perfectamente
ejecutado, puede encontrar situaciones obsoletas para la
organización al determinar duplicidad de funciones,
pérdida de recursos, gasto de tiempo,
ampliación de funciones, etc. También
benéfica al trabajador respecto a sobre carga de
trabajo, funciones irrelevantes, canales de
comunicación mal distribuidos, etc.
Es necesario que se capacite al trabajador respecto
a qué es en sí un Análisis de Puestos y
su diferencia con la Evaluación de Desempeño,
para que no hayan datos erróneos.
Conforme las organizaciones de desarrollan y crecen,
en Análisis de Puestos es más importante,
puesto que se ve relacionado con la Administración de
Recursos Humano, al Administración por Objetivos y
demás herramientas técnicas que utilizan los
administradores.

Bibliografía

Administración. de Recursos Humanos.
Idalberto Chiavenato, Marzo 2003. Quinta
Edición.
Administración de Personal y Recursos
Humanos, William B. Werther. Jr. Keith Davis. Enero 2004.
Quinta Edición.
Bases para el Análisis de Puestos, Elba Gama.
1992. Primera Edición
http://es.wikipedia.org
Administración de Personal. Gary Dessler.
Pearson, Prentice Hall.
El Análisis de Puesto. Aguilar-Morales, J.E.
(2010)
http://www.mitecnologico.com/Main/ValuacionDePuestosConcepto
http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/rh/43/evapuestos.htm
http://cursoadministracion1.blogspot.com/2008/09/anlisis-y-valuacin-de-puestos.html
http://html.rincondelvago.com/analisis-de-puesto-de-trabajo.html